Dokumentenmanagementsystem

Workflowgesteuerte Dokumentenbearbeitung und Archivierung

Obwohl von den bestehenden elektronischen Kontaktmöglichkeiten immer häufiger Gebrauch gemacht wird, mangelt es in vielen Unternehmen an der konsequenten Weiterverfolgung im Sinne einer modernen Kommunikation.

Durch den Einsatz eines DMS lässt sich die immer größer werdende Dokumentenflut ressourcenschonend verarbeiten und führt zu einem nutzbaren Mehrwert für Ihr Unternehmen!

Ihre Vorteile

Mehrwert/Nutzen

  • Kein Ausdrucken von Mails oder Faxen mehr notwendig, hierdurch entfallen Druck- & Papierkosten
  • Kosteneinsparung durch Verzicht auf große und teure Archivräume, auch für aufbewahrungspflichtige Unterlagen
  • Verzicht auf lange Laufzeiten durch Hauspost
  • Optimale Antwortzeiten, gerade bei Kontaktaufnahme per Email à Steigerung der Kundenzufriedenheit, weniger Anbieterwechsel
  • Jederzeitiges „Tracken“ der einzelnen Dokumente möglich
  • Einfache Auswertung über Bearbeitungszeit, Status, Bearbeiter, etc.
  • Abbildung des kompletten „Document Life Cycle“
  • Einfacher Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Kein langwieriges Suchen in Ordnern, Verzeichnissen oder Aktenschränken
  • Beschleunigte und vereinfachte Rechnungseingangs-verarbeitung und Freigabeprozesse
  • Nutzung von Cloudspeichern und Software as a Service (SaaS)

 

Darstellung Dokumentenmanagementsystem Vorteile
Darstellung Dokumentenmanagementsystem

Unsere Lösung

Technisches Vorgehen

  • Erfassung der relevanten Prozesse
  • Ausprägung der optimalen Routen und Arbeitsabläufe
  • Einführung bzw. Optimierung des bestehenden elektronischen Archivs
  • Übernahme der Workitems in das Workflowsystem
  • Schulung der Mitarbeiter

Technische Voraussetzungen

  • Bereitstellung eines elektronischen Archives und Workflowservers
  • Optional: Nutzung eines SaaS DMS (kein eigener Betrieb notwendig. Die Software und alle Funktionen werden nur „gemietet“)