Robotic Process Automation (RPA)
in der öffentlichen Verwaltung

Die Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung erfreut sich nicht nur aufgrund der aktuellen Digitalisierungsoffensive einer erhöhten Nachfrage. Automatisierungstechnologien unterstützen kommunale Verwaltungen dabei, die anstehende Herausforderungen des OZG zu bewältigen. Mit dem Ziel, die Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben in der Verwaltung zu entlasten, setzen wir verschiedene Softwareautomatisierungslösungen passgenau ein. Insbesondere bei fehlenden Schnittstellen zwischen Systemen in den Fachverfahren hat sich der Einsatz von "digitalen Automatisierungswerkzeugen" als echte Alternative zu komplexen, längerfristigen IT-Projekten bewährt. Das am häufigsten eingesetzte Werkzeug ist bis heute Robotic Process Automation (RPA). Diese Softwareroboter können Geschäftsprozesse in einem Bruchteil der menschlichen Ausführungszeit und mit einer geringeren Fehlerquote bearbeiten und in unterschiedlichen Fachverfahren eingesetzt werden:

  • die Bearbeitung von Bürgeranfragen (einfache Melderegisterauskunft, Beantragung Bewohner-, Schwerbehindertenparkausweis, etc.)
  • den Abgleich von Rechnungen
  • die Verarbeitung Amtshilfeersuchen
  • das Ändern/Anlegen von SEPA-Mandaten
Daniel Kawczynski
Business Developer
+49 170 704 05 49

Prozessbeispiele

Antrag Bewohnerparkausweis

Bewohner stellen Verlängerungs- oder Neuanträge für Bewohnerparkausweise. Je nach Antragsart müssen die Bewohnerparkausweise unterschiedlich bearbeitet werden.

  • Auslesen der Vorgänge im Postkorb Serviceportal
  • Prüfen, ob es sich um eine Verlängerung oder um einen Neuantrag handelt
  • Identifizierung des zu bearbeitenden Antragstellers
  • Bei Neuantrag wird ein Bewohnerparkausweis mit den Datensätzen des PDFs erzeugt

Der Prozess wurde bereits unter Verwendung folgender Systeme entwickelt:

Chrome, MS Office (Word, Excel, Outlook), VMS DR. Haller

Teilautomatisierung des Wohngeldantrags

Automatisierung des Wohngeldantrags und die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Antrag auf 6 Minuten senken.

  • Antragseingang: digital und postalisch
  • Automatisierte Prüfung der Daten im Melderegister nach Richtigkeit
  • Automatische Prüfung der Antragsdaten in OK.WOBIS o.ä.
  • Bearbeitung des Neu- oder Folgeantrags

Der Prozess wurde bereits unter Verwendung folgender Systeme entwickelt:

MS Office (Excel, Outlook), Adobe Acrobat, OK.WOBIS, DMS

Einfache Melderegisterauskunft

Übergang von einem vollständig benutzerbasierten Prozess zu einer vollständigen intelligenten Automatisierung ohne menschliches Eingreifen. Entlastung der Sachbearbeitung von monotonen Tätigkeiten und Beschleunigung in der Beantwortung von Bürgeranfragen.

  • Anfrage des Bürgers über Bürgerportal
  • Daten aus dem Bürgerregister abfragen
  • Daten in Word-Template übertragen und PDF erstellen
  • Auskunft an Bürger per E-Mail senden

Der Prozess wurde bereits unter Verwendung folgender Systeme entwickelt:

MS Office (Word, Excel, Outlook), Adobe Acrobat, HSH

Voll- und Teilautomatisierung von Verwaltungsaufgaben

Die Projekte zeichnen sich durch kurze Lauf- und Amortisationszeiten aus und erhöhen nachhaltig den Digitalisierungsgrad der Kommune. Eine Änderungen Ihrer Systemlandschaft ist dabei nicht notwendig. Je nach Anforderung bieten wir Ihnen die Flexibilität, zwischen einer Voll- oder Teilautomatisierung Ihrer Prozesse zu wählen, um die Mitarbeiter in den Fachverfahren passgenau zu unterstützen. Während der Ausführung protokolliert der digitale Software-Roboter jeden Schritt, sodass sie nachvollziehen können, was ihr digitaler Kollege für sie erledigt hat. Per Knopfdruck, zeitgesteuert oder durch die Serviceanfragen der Bürger im Bürgerportal können Verwaltungsprozesse rund um die Uhr automatisiert verarbeitet werden. Überzeugen Sie sich und kontaktieren Sie uns gerne -  Ihre neuen digitalen Kollegen warten auf Sie!

Einsatzmöglichkeiten von RPA in der öffentlichen Verwaltung

Bürgerdienste und Antragsverfahren

  • Wohngeldantrag
  • Melderegisterauskunft
  • Bewohnerparkausweis
  • Beantragung Waffenschein

Beschaffungsprozesse

  • Rechnungsprüfung
  • Rechnungsaufbereitung
  • Übermittlung an andere Abteilungen
  • Lieferantenanfragen
  • Bestellungen

Personalverwaltung

  • Onboarding und Offboarding
  • Verwaltung von Mitarbeiterdaten
  • Gehaltsabrechnung
  • Zeiterfassung
  • Lohnsteueranmeldung
  • BEM Auswertung
  • Urlaubsanträge
  • Zeiterfassung

Finanz- und Rechnungswesen

  • Weiterverrechnung von Instandhaltungsaufträgen
  • Plausibilisierung eingehender Zahlungen
  • Verarbeitung Kontoauszüge
  • Rechnungskontierung
  • Automatisierte Rechnungserstellung

Steigern Sie Ihre Effizienz mit RPA!

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben in der kommunalen Verwaltung mit unseren Software-Robotern und ermöglichen Sie Ihrem Team, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Unsere rund um die Uhr einsatzbereiten digitalen Mitarbeiter steigern die Effizienz und senken Kosten nachhaltig.

Vorteile eines
Software-Roboters in der öffentlichen Verwaltung

  • Effizienzsteigerung
  • Kosteneinsparungen
  • 24/7-Verfügbarkeit der Software-Roboter
  • Kostenreduktion
  • Bürgerorientierte Dienstleistungen
  • Zeit- und Ressourceneinsparungen

Der Schutz Ihrer Daten liegt uns sehr am Herzen!

Sicherheit und Datenschutz haben bei der Integration von RPA oberste Priorität. Wir legen größten Wert darauf, dass die Implementierung von RPA nach höchsten Sicherheitsstandards durchgeführt wird, um die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Ihrer sensiblen Daten zu gewährleisten. Wir erfüllen die DSGVO Anforderungen. Die Installation kann auch On-Premises für zusätzlichen Datenschutz erfolgen. Darüber hinaus sind wir ISO zertifiziert.

ISO Zertifizierungen

Lassen Sie einen Software-Roboter für sich arbeiten

Wir beraten Sie gerne über die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten des
Software-Roboters in einer unverbindlichen und kostenlosen Web-Session.
Kontaktieren Sie uns noch heute.

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Daniel Kawczynski

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Daniel Kawczynski

Über Uns

Aus der Garage an den Silicon-Harbor Münster - Dynamik, Innovationskraft und Start-Up Klima hat man sich bei cronos erhalten, nur die Räumlichkeiten im dock14 am Hafen sind wesentlich großzügiger und einladender als in der Gründer-Garage 1991 in Senden. Als marktführendes Beratungsunternehmen für die Versorgungsbranche mit über 350 Mitarbeitern berät cronos mittlerweile von sieben Standorten in Deutschland und Österreich aus.

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