News

Das cronos Sanktionslisten-screening
von cronos

Das cronos Sanktionslisten Screening

Das Thema Sanktionslistenscreening beschäftigt Unternehmen bereits seit mehreren Jahrzehnten und stellt diese durch eine wachsende Zahl an nationalen und internationalen Verordnungen vor immer größer werdende Herausforderungen. Vor allem im Bereich der kritischen Infrastruktureinrichtung kommt der Überprüfung eine besondere Relevanz zu. Denn die erlassenen Verordnungen zielen auf die Verhinderung terroristischer Akte ab, die in diesem Bereich besonders schwerwiegende Folgen haben können. Dabei kann ein Verstoß gegen die Prüfpflicht sowohl strafrechtliche als auch wirtschaftliche Folgen für das Unternehmen haben, sodass eine rechtskonforme Prüfung unerlässlich ist.

Mit unserer praxisgerechten Lösung können Sie ihre Geschäftskontakte vollautomatisiert oder „just-in-time“ gegen die aktuell geltenden Sanktionslisten der EU prüfen. Auf Wunsch stehen Ihnen neben den EU-Registern weitere nationale Sanktionslisten zum Abgleich zur Verfügung. Dabei wird jede Überprüfung rechtssicher dokumentiert, sodass Sie sich im Vorfeld gegen Gesetzesverstöße und damit einhergehende Strafen absichern. Gleichzeitig profitieren Sie vom Effizienzgewinn durch eine schnelle und einfache Überprüfung mittels Software.

Was ist eine Sanktionsliste?

Bereits 1999 wurde eine erste konsolidierte Sanktionsliste mit dem Ziel der Terrorabwehr durch die UN veröffentlicht. Darin enthalten sind Personen(-gruppen) und Organisationen, die mit Al-Qaida oder der Taliban in Verbindung stehen, und zu denen Geschäftskontakte in allen Ländern der UN untersagt werden. Darauf aufbauend hat die EU Anfang der 2000er eine eigene Verordnung zur Bekämpfung des Terrorismus erlassen und geschäftliche Verbindungen zu konkreten Personen(-gruppen) und Organisationen untersagt, wobei die Einträge der UN-Sanktionsliste in die europäische Sanktionsliste übernommen wurden. Mit den Jahren folgten weitere europäische Verordnungen, die neben restriktiven Maßnahmen gegen Terrorverdächtige u.a. auch Einschränkungen zu an Cyberangriffen oder dem Einsatz chemischer Waffen beteiligten Personen(-gruppen) und Organisationen beinhalten. Weiterhin existieren weltweit nationale Sanktionslisten mit restriktiven wirtschaftlichen und rechtlichen Maßnahmen, wobei der Geltungsbereich und die Prüf- sowie Meldepflichten dieser Register unterschiedlich festgesetzt sind.

Als Sanktionslisten werden öffentlich zugängliche amtliche Register mit Personen(-gruppen), Organisationen oder Güter bezeichnet, zu denen der wirtschaftliche Kontakt reguliert und ggf. weitere wirtschaftliche oder rechtliche Beschränkungen erlassen wurden. Ziel dieser Sanktionslisten ist die Terrorabwehr, indem die Bereitstellung wirtschaftlicher Ressourcen an Terrorverdächtige untersagt und so die Finanzierung von entsprechenden Handlungen verhindert wird. Als wirtschaftliche Ressourcen gelten neben finanziellen Mitteln auch Dienstleistungen und Produkte, mit denen Gelder freigesetzt werden können. Entsprechend ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, alle Geschäftskontakte vor Vertragsabschluss gegen die jeweils gültigen Sanktionslisten zu prüfen, um einen Gesetzesverstoß zu verhindern.

Generell müssen Beschlüsse der EU sowie sich daraus ergebende Handlungspflichten und -beschränkungen nach dem deutschen Außenwirtschaftsgesetz (AWG) umgesetzt werden. Entsprechend ist eine Überprüfung der europäischen Sanktionslisten für alle Unternehmen mit Sitz und Tätigkeitsschwerpunkt in Deutschland zwingend vorgeschrieben. Dabei ist es unerheblich, ob sich ein Geschäftspartner im In- oder Ausland aufhält bzw. dort seinen Sitz hat. Ob und welche nationalen Verordnungen darüber hinaus relevant sind, bestimmt sich aus der wirtschaftlichen Ausrichtung bzw. dem wirtschaftlichen Geltungsbereich des jeweiligen Unternehmens. Mögliche relevante Sanktionslisten sind die US-Sanktionslisten, die „Consolidated list of Financial Sanctions Targets in the UK“, die „Consolidated List” der Schweiz und die japanische „End User List” sein. Dabei können neben Personen(-gruppen) und Organisationen auch Gegenstände sanktioniert sein.

Wer muss überprüft werden und wann ist eine Prüfung durchzuführen?

Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle Geschäftspartner regelmäßig und insbesondere vor Vertragsabschluss gegen die aktuell geltenden Sanktionslisten zu prüfen. Dabei zählen neben Kunden auch Lieferanten, Dienstleister und sogar Mitarbeiter (inkl. Leiharbeitern, Studenten und Praktikanten) zu den zu überprüfenden Handelspartnern. Denn die Verordnungen zielen zur Verhinderung terroristischer Akte auf das Einfrieren von Geldern ab und verbieten sowohl die direkte als auch indirekte Bereitstellung jeglicher wirtschaftlicher Ressourcen - seien diese materiell oder immateriell, beweglich oder unbeweglich. Wann eine Überprüfung der Geschäftskontakte durchzuführen ist, ist gesetzlich nicht geregelt. Dennoch sollte die Kontrolle der Geschäftspartner regelmäßig erfolgen, da alle Sanktionslisten stetigen Anpassungen unterliegen. Im Allgemeinen empfehlen wir folgende Prüfzeiträume: 1. Die Überprüfung aller Geschäftskontakte (wenigstens alle 2 Wochen) und 2. die Überprüfung bei Einpflegen, Änderung oder Verwendung von Kontaktdaten (laufend). Dabei ist jede Überprüfung unabhängig von Ihrem Ergebnis zu protokollieren, um bei einer Kontrolle belegen zu können, dass der Prüfpflicht nachgekommen wird.

Wie verhalte ich mich bei einem positiven Prüfergebnis und welche Strafen drohen bei Verstößen?

An ein positives Ergebnis schließt im Normalfall eine gründliche Überprüfung an, da Treffer vor allem bei der händischen Suche auf Basis des Vor- und Zunamens oftmals in Namensgleichheiten begründet sind. Entsprechend ist im Folgenden mithilfe weiterer Faktoren, wie dem Geburts- bzw. Gründungsdatum oder dem Geburtsort bzw. Firmensitz zu überprüfen, inwiefern es sich bei dem Treffer um einen falsch positiven Befund handelt. Bestätigt sich der positive Befund in der erweiterten Prüfung, ist die zuständige Behörde über den positiven Befund zu informieren. Für die EU-Verordnungen ist dies entweder die Deutsche Bundesbank oder das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Wird auch hier der Treffer bestätigt, muss die Geschäftsbeziehung sofort eingestellt werden. Werden trotz Nennung auf einer der Sanktionslisten Geschäftskontakte zu genannten Personen(-gruppen), Organisationen oder Gegenständen unterhalten, drohen empfindliche strafrechtliche Sanktionen. Bei Verstoß gegen eine EU-Verordnung sieht das AWG beispielsweise eine Geldbuße von bis zu 500.000€ und/oder eine bis zu 15-jährige Freiheitsstrafe für den Ausfuhrverantwortlichen (i.d.R. den Geschäftsführer) vor. Dabei ist bereits fahrlässiges Handeln in Form einer mangelhaften Überprüfung der Geschäftspartner für die Sanktionierung ausreichend. Doch nicht nur strafrechtliche Konsequenzen können aus einem Verstoß folgen; auch Reputationsverluste, Absatzschwierigkeiten und damit verbundene wirtschaftliche Einbußen können aus einer Verletzung der Prüfpflicht resultieren. Aus diesem Grund ist der regelmäßige Abgleich aller Geschäftskontakte gegen die für das Unternehmen relevanten Sanktionslisten inklusive einer rechtskonformen Dokumentation der Überprüfungen unerlässlich.

Warum sollte mithilfe von Software getestet werden?

Natürlich besteht die Möglichkeit, die relevanten Sanktionslisten manuell und entgeltlos zu überprüfen. Für die europäischen Verordnungen steht hierzu beispielsweise das Justizportal des Bundes und der Länder online zur Verfügung. Allerdings stellt sich die manuelle Überprüfung in vielen Fällen als ungeeignet heraus, da diese mit hohen Aufwänden verbunden ist. Notwendigerweise steigt der Arbeits- und Zeitaufwand mit wachsender Anzahl an Geschäftskontakten an. Dieser Aufwand vergrößert sich weiter, da alle geschäftlichen Beziehungen aufgrund regelmäßiger Sanktionslistenanpassungen nicht nur einmalig, sondern laufend zu 

überprüfen sind. Zudem sorgen die unterschiedlichen Wege, über welche die einzelnen Sanktionslisten verfügbar sind, dazu, dass jede Kontaktüberprüfung nicht nur in einem, sondern in mehreren Portalen händisch durchgeführt werden muss. Letztendlich erhöht die Vielfältigkeit der geschäftlichen Beziehungen sowohl den Koordinations- als auch den Dokumentationsbedarf der Sanktionslistenprüfung, da die Kontrolle der Geschäftskontakte oftmals nicht nur in der Geschäftsführung, sondern auch in einzelnen Abteilungen durchgeführt wird. Beispielsweise bietet es sich an, Mitarbeiter in der Personalabteilung prüfen zu lassen, während Kunden im Vertrieb kontrolliert werden. All diese Probleme kann eine geeignete Softwarelösung vermindern bzw. beseitigen, indem sie die Rechtskonformität sicherstellt und gleichzeitig eine einfache und schnelle Variante der Sanktionslistenprüfung anbietet, die Effizienzgewinne in Form von verminderten Zeit-, Koordinations-, Dokumentations- und Arbeitsaufwänden schafft.

Vorteile unserer Lösung und mögliche Betriebskonzepte

  • Aktualität der Listen - Regelmäßige automatische Datenupdates garantieren die Überprüfungen der Geschäftskontakte auf Basis der aktuell geltenden Sanktionslisten. Dabei stehen neben den EU-Sanktionslisten auf Wunsch auch weitere nationale Sanktionslisten zur Verfügung. So sind alle für relevanten Prüfregister in einer Software vereint.

  • Anpassungen an rechtliche Änderungen – Frühzeitige Softwareupdates bei Änderung der rechtlichen Rahmenbedingungen werden von uns bereitgestellt. So kann auch bei sich ändernden Prüfrichtlinien sichergestellt werden, dass die aktuellen Bestimmungen erfüllt werden.

  • Rechtssichere Protokollierung – Die übersichtliche und beweissichere Protokollierung der Kontrolle unabhängig vom Prüfergebnis ermöglicht den Nachweis der Rechtkonformität bei eventuellen Kontrollen. Die automatisierte Protokollierung reduziert dabei den Prüfaufwand deutlich, wodurch sich Mitarbeiter sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

  • Cloud- oder Inhouse-Lösung – Je nach Wunsch kann unsere Lösung in der Cloud oder inhouse implementiert werden. So kann zwischen einer flexiblen und bequemen Online-Lösung oder einer Implementierung auf dem unternehmenseigenen Server zur vollen Kontrolle über die Daten gewählt werden.

  • Automatisierte und „just-in-time“-Prüfung – Um unterschiedlichen Testfällen gerecht zu werden, ist sowohl eine regelmäßige automatisierte Kontrolle als auch eine „just-in-time“- Prüfung möglich. Im Falle einer automatisierten Prüfung kann entschieden werden, welche Daten wie oft abgeglichen werden sollen. Auch bei der „just-in-time“-Kontrolle ist die Angabe der zu überprüfenden Daten im Voraus möglich, wobei diese Überprüfung entweder manuell oder anhand von zuvor definierten Triggern, wie einer Angebotserstellung, angestoßen werden kann.

  • SAP-Integration – Zur nahtlosen Einbindung der Prüflogik in das Unternehmen, bietet sich die Einbettung unserer Lösung in das vorhandene SAP-System an. Dadurch wird die Nutzung weiter vereinfacht, vollautomatische Prozesse, wie das Einfügen von Sperrvermerken bei einem positiven Befund oder der Überprüfung nach Auslösen eines Triggers, ermöglicht sowie eine schnelle Reaktionsmöglichkeit garantiert.

  • Übersichtlichkeit – Aktuelle und vergangene Prüfergebnisse werden an einem zentralen Ablageort gespeichert und können unabhängig vom Ergebnis übersichtlich angezeigt werden. Dabei wird bei einem positiven Befund neben den Testdaten und dem Zeitpunkt der Überprüfung auch angegeben, in welcher Liste der betreffende Geschäftskontakt mit welchen Daten geführt ist. 

Zurück

Copyright 2021 cronos Unternehmensberatung GmbH