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Patchchecker für CommonLayer

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DSGVO

DSGVO-EU | cronos Unternehmensberatung GmbH

WAS IST DSGVO

In der Energieversorgungsbranche haben die Aktivitäten rund um die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in den letzten 18 Monaten zunehmend Fahrt aufgenommen. Bekanntermaßen dient die DSGVO dem Schutz der personenbezogenen Daten von natürlichen Personen. Für EVUs betrifft dieser Schutz die Namen, Adressen, Bankverbindungsdaten, Telefonnummern sowie viele andere Daten von Kunden und von anderen betroffenen Personen.

Löschen und Sperren bei DSGVO

Laut DSGVO müssen personenbezogene Daten, für die keine Verwendungsberechtigung mehr besteht, auch ohne ausdrückliche Anforderung automatisch gelöscht werden. Innerhalb der SAP-Welt bereitet diese Anforderung einiges Kopfzerbrechen. Zwar betreiben viele Unternehmen eine Archivierung von Belegen, das Löschen von Stammdaten als Träger der personenbezogenen Daten stellt aber technisch noch eine ganz andere Herausforderung dar.

Für eine Umsetzung der Anforderungen zum Löschen und Sperren hat SAP das Produkt SAP Information Lifecycle Management (ILM) weiterentwickelt. 

 

SAP ILM stellt eine Erweiterung der bekannten SAP Archivierungsmechanismen dar und erlaubt es, Belegdaten und Stammdaten systematisch und massenhaft in den Quellsystemen zu löschen. Dabei muss allerdings einiges an Aufwand betrieben werden, da das Löschen einiger weniger personenbezogener Daten des Kunden das vorgelagerte Löschen der gesamten Beleghistorie des zugehörigen SAP-Stammdatenobjektes (z.B. des SAP IS-U Geschäftspartners) erfordert.  Entsprechend viel Zeit und Aufwand zu investieren, lohnt sich vor allem für Unternehmen, die die Einführung von SAP ILM nicht nur für DSGVO-Zwecke, sondern auch aus anderen Gründen betreiben wollen.

Für Unternehmen mit der Zielsetzung, die Anforderungen rund um das Sperren und Löschen direkt und mit deutlich weniger Aufwand umzusetzen, bietet cronos als Alternative zu SAP ILM auch eigene Werkzeuge an (cronos DSGVO Tools). Diese verzichten auf das Löschen von Belegen und Stammdaten und setzen stattdessen auf das Löschen der personenbezogenen Daten innerhalb der Stammdatenobjekte — ein vollständig DSGVO-kompatibler, aber deutlich leichtgewichtigerer und auch einfacher zu testender Ansatz. Das Portfolio aus cronos DSGVO-Werkzeugen beinhaltet neben der Unterstützung von Sperren und Löschen und zugehörigen Analyse-Tools auch Funktionen für eine Betroffenenbeauskunftung sowie zur Anonymisierung von Testsystemen.

cronos-Vorgehensweise bei DGSVO

Unabhängig von der Wahl des Werkzeuges zur technischen Umsetzung hat cronos zusammen mit Kunden ein strukturiertes Vorgehensmodell entwickelt und bietet die zugehörige Projektbegleitung als Beratungsprodukt an. Herzstück ist zunächst die Durchführung kurzer Workshops (1-2h) mit den betroffenen Fachbereichen. In diesen werden die DSGVO-relevanten Aspekte der von den Fachbereichen gelebten Prozesse besprochen. Davon ausgehend werden Rollen- und Statusmodell, Lösch- und Sperrmatrizen sowie ein IT-/Schnittstellenkonzept erstellt. Sowohl für die Workshops als auch für die Konzeptdokumente stehen dabei Fragenkataloge bzw. vorformulierte Textbausteine zur Verfügung, die nur noch an die kundenspezifischen Aspekte angepasst werden müssen. Das Vorgehensmodell baut auf diese Weise direkt auf den Erfahrungen aus bereits durchgeführten Kundenprojekten auf.   

Initialworkshops für Unentschlossene

Für viele Unternehmen, die noch kein klares Bild von Aufwand und Zeitbedarf für eine Projektumsetzung haben, bietet sich die Durchführung eines DSGVO-Initialworkshops an. In diesem werden kurze Interviews mit den Fachbereichen und der Unternehmens-IT geführt und daraus ein Gesamtbild über den zu erwartenden Projektaufwand, mögliche Projektabhängigkeiten und Risiken, den Zeitbedarf sowie die Eignung von Werkzeugen abgeleitet.

Auszug Referenzen DSGVO

 

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