CheckIn App mit neuen Features

cronos erweitert CheckIn App um 3G-Nachweis, Shuffle für die Arbeitsplatzbuchung, Besucherregistrierung nach ISO-27001 und weiteren Features

Der Office Check In gehört bei cronos, seit Anfang des Jahres, zum täglichen Ritual für jeden Mitarbeitenden, der im Büro arbeiten möchte. Die zugrunde liegende App wurde Ende des letzten Jahres von der e-on als Open Source auf GitHub verfügbar gemacht. Schon kurze Zeit später wurde die App dann auch bei der cronos ausgerollt. Um den Anforderungen an die tägliche Arbeit des Beratungshauses gerecht zu werden, wurden in den letzten 10 Monaten zahlreiche Veränderungen vorgenommen. Neben kleineren optischen Anpassungen wurde auch das Backend komplett neu entwickelt und mit zahlreichen Features ausgestattet.

Von Anfang an war für cronos die Kontakt-Nachverfolgung ein zentrales Thema. So kann per Knopfdruck eine Liste von allen Mitarbeitenden erstellt werden, welche in den letzten 14 Tagen die gleichen Flächen oder Büros gebucht haben, wie eine positiv getestete Person. Ein mühseliges Durchsuchen von Excel-Tabellen oder schriftlichen Notizen gehört damit der Vergangenheit an.

Besucherregistrierung nach ISO-27001

Im Hinblick auf die ISO-27001 Zertifizierung zu Beginn des Jahres 2021 wurde ein Besuchenden-Management implementiert. So können Besuchende von Mitarbeitenden der cronos angemeldet werden. Gleichzeitig besteht am Empfang die Möglichkeit, zu kontrollieren, ob ein Gast angemeldet wurde oder gegebenenfalls unberechtigt die Büros betritt. Um auch für die Mitarbeiter:innen vor Ort als Gast erkannt zu werden, besteht für den Empfang die Möglichkeit, Badges auszudrucken, die dem Gast ausgehändigt werden und Informationen über die Besuchsdauer und den Ansprechpartner im Unternehmen enthalten. Die Besuchenden werden vorab per E-Mail über die geltenden Datenschutz- und aktuell auch Corona-Schutzbestimmungen informiert und müssen diese bestätigen.

Digitaler 3G-Nachweis

Durch die drastisch gestiegenen Infektionszahlen, wurde im Office-CheckIn der cronos ein 3G-Nachweis implementiert, mit welchem digital kontrolliert werden kann, ob ein Nachweis vorgezeigt wurde. Dabei kann ein temporärer Nachweis, zum Beispiel für Besuchende, Test-Nachweise oder Impfzertifikate gespeichert werden. Will ein Mitarbeitender einen dauerhaften Nachweis hinterlegen, kann dies auch gemacht werden. Die Nachweise werden dann, sollten diese dauerhaft gespeichert werden, auch datenschutzgerecht nach 6 Monaten automatisch wieder gelöscht.

Shuffle für die Arbeitsplatzbuchung

Ebenfalls auf geänderte Anforderungen bei der cronos wurde der Buchungsprozess überarbeitet und bietet nun optional die Möglichkeit, einen Platz zufällig zu erhalten. Dies soll den Grundgedanken fördern, dass die Flächenplätze als Open Space Arbeitsplätze eingerichtet wurden und Mitarbeitende nicht immer den gleichen Arbeitsplatz besetzen sollen. Administrator:innen erhalten die Möglichkeit, einzelne Buchungen zu löschen, sollten diese nicht wahr genommen und nicht gelöscht werden.

Um auf einen schnellen Blick zu sehen, ob eine Buchung überhaupt Sinn ergibt, oder das Büro bereits gut ausgelastet ist, ist nun auf der Startseite mit der Buchungsübersicht eine Auslastungs-Ampel angezeigt. Auf dieser kann auf einen Blick erkannt werden, wie viele Buchungen für die nächsten 5 Werktage vorliegen.

Neue Rechteverwaltung

Eine komplexere Rechte-Verwaltung ermöglicht es nun ausgewählten Administratoren, Mitarbeitenden Buchungsrechte zu geben oder zu entziehen. Dadurch soll die Übersichtlichkeit beim Buchungsprozess erhöht werden. Gleichzeitig können die Mitarbeitenden nur noch für sie zugeordnete Bereiche buchen und halten so den Platz in Büros für bestimmte Abteilungen, wie dem Marketing oder der Buchhaltung, frei.

Nutzerverwaltung und SSO

Für Onboarding-Prozesse von neuen Mitarbeitenden kann automatisch ein neuer Account angelegt werden. Es wird dann eine E-Mail versendet und neue Mitarbeiter:innen erhalten direkt eine Nachricht mit weiteren Informationen zur Nutzung im Postfach. Da die primäre Nutzerverwaltung mittels Google Firebase erfolgt, lassen sich natürlich auch SSO-Provider wie zum Beispiel Microsoft aktivieren. Mitarbeitende können dann über den unternehmensweiten Microsoft-Account auf den Office CheckIn zugreifen und müssen keinen neuen Account erstellen, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zusätzlich deaktiviert werden müsste.

Für einen physischen CheckIn wurde im Backend eine Schnittstelle hinzugefügt, um tatsächliche Aufenthalte im Büro nachzuvollziehen. Der Besuch wird um 0 Uhr automatisch wieder gelöscht, um ein Tracking der Arbeitszeiten zu verhindern. Mitarbeitende können so entspannt einchecken, ohne dass die Zeiten nachvollzogen werden können. Selbstverständlich ist die Office CheckIn App auch für mobile Geräte optimiert und kann von allen Mitarbeitenden bequem unterwegs vom Smartphone aus bedient werden.

Wenn Sie mehr zur CheckIn App erfahren möchten, wenden Sie sich gerne direkt an unseren Developer Tim Sippel.

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