Was ist SAP Information Lifecycle Management (ILM)?
SAP ILM wurde ursprünglich als Nachfolger der klassischen Archivierung entwickelt. Grundsätzlich unterstützt SAP ILM Unternehmen dabei, Daten in den SAP-Systemen so lange zu behalten, wie sie benötigt werden, prozessual nicht mehr benötigte Daten zu archivieren und archivierte Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch physisch zu löschen. In den letzten zwei Jahren wurde SAP ILM um Funktionen zur Umsetzung der Anforderungen gemäß Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erweitert.
SAP ILM als Archivierungswerkzeug
SAP ILM setzt technisch auf den bekannten SAP Archivierungsobjekten auf. SAP ILM sucht die zu einem Stammdaten- oder Belegobjekt gehörenden Tabelleneinträge zusammen und schreibt die zugehörigen Daten in eine Archivdatei. Gleichzeitig werden die Tabelleneinträge auf der SAP IS-U Datenbank gelöscht. Die erzeugte Archivdatei wird bei Bedarf in einem Archivsystem abgelegt – oder bei nicht aufbewahrungspflichtigen Daten auch direkt gelöscht. Für SAP ILM-Objekte können Fristen definiert werden, ab wann ein Objekt als archivierungsfähig oder löschbar ist. Für anhängige Rechtsstreitigkeiten oder andere Sonderfälle kann das ungewollte Löschen per Ausnahmeregeln auch verhindert werden. Anders als in der klassischen Archivierung sorgt SAP ILM dafür, dass Archivdateien nach Buchungskreis und Verfallsdatum getrennt weggeschrieben werden. Dieses erleichtert die Rekonstruktion einmal archivierter Daten.
Einführungsprojekt Archivierung
Wenn SAP ILM für eine reine Belegarchivierung zur Entlastung der Datenbank eingesetzt werden soll, sollte zunächst bestimmt werden, welche SAP ILM Objekte aus wirtschaftlicher und technischer Sicht sinnvollerweise zu verwenden wären. Hierfür stellt cronos entsprechende Auswerteprogramme zur Verfügung. Typischerweise kann bei SAP IS-U mit nur rund 10 bis 15 SAP ILM Objekten über 95% des Einsparpotentials abgerufen werden und damit die Datenbank um 30% bis 70% verkleinert werden. Da das massenhafte Archivieren von Daten sehr viel Systemlast erzeugt und lange Laufzeiten mit sich bringt, muss technisch bedingt mit einer Projektlaufzeit von einigen Monaten gerechnet werden. cronos berät Sie gerne bei der Wahl einer sinnvollen Archivierungsstrategie.
Umsetzung der DSGVO
Löschen von Daten gemäß DSGVO kann über die klassischen SAP ILM-Archivierungsfunktionen umgesetzt werden. Hierbei sind verschiedene Formen möglich – direktes Löschen, zunächst Archivieren und späteres Löschen usw.
Für das laut DSGVO erforderliche Sperren von Daten wurde SAP ILM um ergänzende Funktionen angereichert. Die Sperrlogik betrifft dabei Stammdatenobjekte als Träger personenbezogener Daten, die zwar technisch im Zugriff gehalten werden müssen, die aber nicht mehr verarbeitet werden sollen. Für diese kann über das SAP ILM-Regelwerk automatisch und zeitgesteuert ein Sperrkennzeichen gesetzt werden. Dieses Sperrkennzeichen verhindert innerhalb der SAP Standardtransaktionen, dass ein Stammdatenobjekt von regulär berechtigten Anwendern bearbeitet oder auch nur angezeigt werden kann.
Konzeptionelles Vorgehen und ergänzende cronos Analysewerkzeuge
Bei der Umsetzung von DSGVO-Anforderungen ist deutlich mehr Aufwand als bei einer reinen Belegarchivierung zu betreiben, da hier irgendwann auch Stammdatenobjekte als Träger der personenbezogenen Daten zu löschen sind. Wie bei Belegen werden zunächst die verschiedenen Fristen über das im SAP ILM hinterlegte Regelwerk bestimmt. Hierfür müssen die relevanten logischen Rollen von Personen und ihr jeweiliger Lebenszyklus je Rolle unterschieden werden. Auch sind die Auswirkungen auf Schnittstellen zu Umsystemen zu betrachten. Im Rahmen der Konzeptionsphase wendet cronos hierbei ein einheitliches und in zahlreichen Projekten bewährtes DSGVO-Vorgehensmodell an.
Ergänzend stellt cronos verschiedene Analysewerkzeuge zur Unterstützung bereit, die das mit den Fachbereichen vereinbarte Statusmodell technisch direkt abbilden können. Diese Werkzeuge erlauben es unter anderem, eine Zuordnung der einzelnen Stammsätze zu den logischen Rollen laut Fachkonzept vorzunehmen – wodurch eine frühzeitige Plausibilisierung der fachliche Festlegungen ermöglicht wird und gleichzeitig das Sollverhalten (Aufbewahren / Sperren / Löschen) für jeden einzelnen Datensatz bestimmt werden kann. Auf diesem Wege werden die Fachbereiche bei der Auswahl repräsentativer Testkonstrukte unterstützt und eine maximale Testüberdeckung bei minimalem Testaufwand erreicht – ein großer Vorteil, da Tests einen entscheidenden Zeit- und Kostenfaktor in SAP ILM-Projekten darstellen und die Qualitätssicherung im Projekt mittels der cronos-Werkzeuge deutlich vereinfacht und systematisiert wird.
