WAS KOSTET EIGENTLICH CUSTOMER EXPERIENCE MIT SAP

 

 

 

23. Februar 2021 - Lesezeit 6 Minuten

 

Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch und macht auch vor den deutschen Behörden nicht halt. Dafür sorgt unter anderem die Umstellung des Rechnungsversands an Behörden, welcher seit Ende November 2020 für Rechnungen ab 1000€ in elektronischer Form geschehen muss. Dies fordert neben den behördlichen Empfängern auch die Rechnungssteller, welche eine Lösung suchen, die einfach in den genutzten Prozess der Rechnungsstellung integrierbar ist.

Diese Herausforderung stellte sich vielen unserer Kunden, welchen wir die Vorteile des SAP Document Compliance ausführlich erläutert haben. Aufgrund der vielen Pluspunkte, wie der nahtlosen Integration in den Fakturierungsprozess und der bereitgestellten Infrastruktur in der Cloud, inklusive Validierungsprozess, konnten wir viele von der SAP-Lösung überzeugen, sodass wir diese aktuell bei Kunden implementieren dürfen. Eines der Projekte ist schon abgeschlossen und andere befindet sich kurz vor der Produktivsetzung. Wir möchten dies als Anlass zur Reflexion nutzen und über unsere gesammelte Erfahrung berichten.

Die Auslieferung von SAP Document Compliance erfolgt zum einen über Service Packages, zum anderen über das Einspielen einiger Hinweise. Die Installation zeigte sich als aufwendig, verlief aber beim Befolgen der Implementierungsleitfäden sehr gut. Sofort nach der Installation waren die Prozesse in der Standardausprägung mit nur kleinen systemspezifischen Erweiterungen einsatzfähig. Seit dem 1.1.2021 unterstützt SAP Document Compliance automatisiert das neue XRechnungs-Format 2.0. Dieses Update wurde on premise durch rechtzeitiges Ausliefern und Einspielen von Hinweisen und durch ein Update der PEPPOL-Cloud durch die SAP ausgeführt. Die Formatänderung erforderte nur eine geringe Anpassung des XML-Mappings, damit die neuen Schematron-Prüfungen korrekt erfolgen.

In der finalen Projektphase wurden die erstellten Rechnungen umfangreich getestet. Dabei hilft zum einen der SAP Cloud Service, welcher versionsabhängige Prüfungen gegen unterschiedliche Schematrons durchführt und so syntaktische sowie logische Fehler filtert. Zusätzlich stellt der edna Bundesverband eine Umsetzungsempfehlung für den Energiemarkt bereit, welche auch die individuellen Anforderungen dieser Branche berücksichtigt. Edna unterstützt die Versorgungsunternehmen weiterhin mit einem Online-Portal für die Überprüfung der XRechnungen auf die branchenspezifischen Anforderungen.

Eine Zusammenfassung rund um die Themen ZUGFeRD, PEPPOL und XRechnung, was diese Begriffe unterscheidet und eine detaillierte Beschreibung von SAP Document Compliance sowie unser Erfahrungsbericht finden Sie im Folgenden.

 

Die Formate – XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL

Das Thema der elektronischen Rechnung ist aus Sicht der Behörden gar nicht so neu. Als Grundbaustein kann schon die Gültigkeit der digitalen Signatur um das Jahr 2000 angesehen werden. Seitdem sind jedoch zahlreiche EDI- und XML-Formate entstanden, was eine einheitliche Rechnungsverarbeitung erschwert. Aus diesem Grund beschäftigen sich Arbeitsgruppen der EU in Brüssel schon seit über 10 Jahren mit der Einführung eines einheitlichen Standards. Das Ergebnis dieses Prozesses war die EU-Richtlinie 2014/55/EU. In dieser wurden die Informationen festgehalten, die in einer elektronischen Rechnung mindestens enthalten sein sollen. Mittels des E-Rechnungsgesetzes wurde diese Vorgabe 2017 auch in deutsches Recht umgesetzt und um weitere Informationen erweitert. Zum Beispiel wurden Skontodaten hinzugefügt, welche in der EU-Norm nicht vorhanden sind. Dieses erweiterte Format wird XRechnung genannt und ist mit der EU-Norm konform.

Die XRechnung stellt also die Mindestanforderung an elektronische Rechnungen in Deutschland dar.

Technisch handelt es sich dabei um eine XML-Datei, die zwei verschiedenen Syntaxen folgen darf: Entweder UN/CEFACT XML oder UBL 2.1. Die Auswahl einer Syntax ist für die praktische Umsetzung nicht relevant, da ZUGFeRD und PEPPOL dies vorgeben.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine UN/CEFACT XML, die in eine PDF/A-3 Datei eingebettet wird. Der Vorteil hierbei ist, dass der Empfänger sowohl eine strukturierte XML-Datei erhält, die zur automatisierten Rechnungsverarbeitung genutzt werden kann, als auch eine PDF-Datei, welche manuell verarbeitet werden kann. Dadurch sollen bilaterale Absprachen verringert werden und der Rechnungseingangsprozess automatisiert werden. Der Rechnungssteller schickt somit immer beide Dateien mit. Zudem wird ZUGFeRD per E-Mail verschickt, wodurch das Verfahren eine geringe Komplexität hinsichtlich Kommunikation aufweist. Aufgrund dieser Vorteile haben sich ein Großteil der Kunden von cronos für die ZUGFeRD Variante entschieden.

PEPPOL hingegen ist aktuell in Deutschland noch weniger verbreitet. Allerdings ist es in den skandinavischen Ländern, wo elektronische Rechnungen seit Jahren der Standard sind, schon jetzt stark verbreitet. Weiterhin ist dieser Kommunikationskanal die Empfehlung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und könnte zukünftig eine höhere Relevanz erlangen. Hier hat die SAP-Lösung in den Projekten weitere wichtige Vorteile bewiesen, denn sie erlaubt gleichzeitig über die beiden Kommunikationswege mit den Kunden zu agieren. Durch eine einfache Stammdatenpflege kann ein Kunde seine Rechnung per Mail als ZUGFeRD PDF bekommen, während gleichzeitig ein Anderer über die PEPPOL Infrastruktur kommuniziert – sogar im selben Rechnungs-Drucklauf.

Die XRechnung über PEPPOL enthält kein Bildformat der Rechnung, es wird also nur die strukturierte XML-Datei übermittelt. Die Übermittlung erfolgt zudem nicht per E-Mail, sondern per Webservice über die PEPPOL Infrastruktur. Dabei handelt es sich um eine Schnittstelle, über die zwei zertifizierte Systeme (Access Points) miteinander kommunizieren. Die SAP SE zählt zu diesen Providern im PEPPOL Netzwerk. Über die SAP Document Compliance Lizenz wird gleichzeitig auch die kostenpflichtige Nutzung von PEPPOL erworben. Der Versand über PEPPOL hat weiterhin den Vorteil, dass sofort eine Bestätigung über den Erhalt der Rechnung übermittelt wird.

ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD

Diese Aussage erscheint erst einmal verwirrend, wenn ZUGFeRD doch als Standard-Umsetzung der elektronischen Rechnung in Deutschland verbreitet ist. Es gibt jedoch drei verschiedene sogenannte Profile, welche einen unterschiedlichen Detaillierungsgrad bieten. Alle Profile entsprechen den behördlichen Anforderungen und die Differenzen sind vor allem technisch für die Eingangsautomatisierung relevant. Die Basisvariante heißt dabei passend ZUGFeRD Basic und umfasst alle zwingend nötigen Inhalte. Um mehr Details in der Rechnung strukturiert abzubilden, kann ZUGFeRD Comfort sowie ZUGFeRD Extended genutzt werden. Comfort entspricht dabei genau der EU-Norm 2014/55/EU, Extended geht mit einigen Zusatzangaben etwas darüber hinaus. Das im Einzelfall benötigte Profil hängt von den behördlichen Anforderungen des Bundeslandes ab, diese Entscheidung wird einem dadurch zumeist abgenommen. Nach der edna Empfehlung haben wir in den laufenden Projekten im IS-U Umfeld die Extended Version implementiert.

 

Umsetzung mit SAP

Die Umsetzung des XRechnung-Standards ist sowohl in SAP ERP-, als auch S/4HANA-Systemen möglich. SAP hat dafür schon vor einigen Jahren relevante Komponenten implementiert. Diese Komponenten dienten vor allem der Umsetzung von PEPPOL. Aufgrund der hohen Nachfrage nach einer ZUGFeRD-Lösung, alternativ zum PEPPOL Kommunikationskanal, wurde diese auch bereitgestellt. Es ist jetzt also direkt im SAP Standard möglich, sowohl ZUGFeRD als auch PEPPOL umzusetzen.

Die SAP Lösung basieren auf diese drei Softwarekomponenten:

  • eDocument Cockpit
  • Application Interface Framework
  • SAP Document Compliance, cloud edition in der SAP Cloud Platform

Das eDocument Cockpit bietet das Monitoring über alle relevanten Dokumente und Prozesse an, welche für den elektronischen Rechnungsversand vorgesehen sind. Aus diesem Cockpit heraus werden die elektronischen Dokumente (Rechnungen, Gutschriften sowie weitere Dokumentenarten) erstellt und versandt.

Das AIF wird verwendet, um aus der Rechnung im eDocument Cockpit eine XML-Datei im passenden XML-Schema zu erstellen.

Der Cloud Service „SAP Document Compliance, cloud edition“ ist die dritte Softwarekomponente, welche sowohl die Validierung der XMD-Datei anhand von Schematrons, als auch den Versand per Nachricht übernimmt. Bei ZUGFeRD hingegen wird der Service rein für die Verifikation der XML-Datei eingesetzt.

Unabhängig von eingesetztem Format und Infrastruktur werden alle diese drei Komponenten benötigt, welche gemeinsam über die Lizenz SAP Document Compliance, cloud edition (früher Document Compliance, invoicing option for PEPPOL) erworben werden.

Für die Erstellung der ZUGFeRD PDF/A-3 Datei wird weiterhin der Adobe Document Services (ADS) als vierte Komponente eingesetzt, bevor im folgenden letzten Prozessschritt die fertige ZUGFeRD Datei als Anhang über den SAP-internen E-Mail Client versandt wird.

Der Vorteil einer Nutzung des SAP Standards liegt aus unserer Sicht auf der Hand: Die Lösung ist vollumfänglich in den relevanten SAP Modulen SD, FI, FI-CA und IS-U integriert und trotzdem für eigene Bedarfe erweiterbar. Auf diese Weise können die vollen Potentiale elektronischer Rechnungen verwirklicht werden.

Diese Flexibilität zeigt sich weiterhin bei der Wahl des Kommunikationsweges: Aktuell wird ZUGFeRD bevorzugt, dies könnte sich künftig jedoch ändern. Im SAP Standard werden gleichzeitig beide Versandarten und XML-Formate unterstützt. Ebenso leicht umzusetzen sind neue gesetzliche Anforderungen.

Das Thema des elektronischen Rechnungsversands in Deutschland steht noch am Anfang und es ist mit weiteren Anpassungen in der Zukunft zu rechnen. Daher können wir Ihnen klar zur Nutzung der Standard-Funktionalitäten über SAP Document Compliance raten!

 

cronos Lösungsportfolio

Die SAP SE bietet bereits eine sehr umfangreiche und weltweit schon etablierte Lösung für den elektronischen Rechnungsversand, welche gleichzeitig beste Flexibilität in den Formaten und eigenen Bedürfnissen beinhaltet.

cronos begleitet das Thema sowie unsere Pilotkunden von Anfang an. Wir kennen den komplexen Installationsprozess sowie die notwendigen IS-U und Core-spezifischen Erweiterungen. Weiterhin steht Ihnen cronos mit umfangreichen Dokumentationen und Installationserfahrung zur Seite, um ein erfolgreiches Implementierungsprojekt mit gemeinsamen Kräften zügig zu realisieren.

Sie haben noch Rückfragen oder Anmerkungen? Dann melden Sie sich gerne direkt bei uns!

Über den Autor

Torsten Vogt
Solution Architect, cronos Unternehmensberatung GmbH

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