1. Geltungsbereich

 

1.1

Diese Mitwirkungs- und Leistungsvoraussetzungen gelten für sämtliche Angebote, Leistungen und Projektverträge im Zusammenhang mit -Projekten (nachfolgend „Projekt“) zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber.

1.2

Sie gelten ergänzend zu den jeweiligen Angeboten und sonstigen Vertragsunterlagen. Abweichende Regelungen im Angebot haben Vorrang.

 

2. Grundsatz der Mitwirkungspflichten

 

2.1

Die Leistungserbringung des Auftragnehmers setzt voraus, dass der Auftraggeber sämtliche erforderlichen Mitwirkungsleistungen rechtzeitig, vollständig sowie in fachlich und technisch geeigneter Form erbringt.

2.2

Die Mitwirkungsleistungen stellen wesentliche Vertragspflichten des Auftraggebers dar.

2.3

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle zur Durchführung des Projekts erforderlichen Informationen, Unterlagen, Ressourcen und Entscheidungen eigenständig und ohne gesonderte Aufforderung bereitzustellen, soweit diese für einen fachkundigen Dritten erkennbar erforderlich sind.

2.4

Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, die Vollständigkeit oder Richtigkeit der vom Auftraggeber bereitgestellten Informationen zu überprüfen.

 

3. Rechtsfolgen bei Verletzung von Mitwirkungspflichten

 

3.1

Erbringt der Auftraggeber Mitwirkungsleistungen nicht, nicht rechtzeitig, nicht vollständig oder nicht in der erforderlichen Qualität, ist der Auftragnehmer berechtigt,

• die Leistungserbringung ganz oder teilweise auszusetzen,
• vereinbarte Termine und Meilensteine angemessen anzupassen,
• eine angemessene Wiederanlaufzeit anzusetzen,
• hierdurch entstehenden Mehraufwand gesondert zu berechnen.

3.2

Weitergehende gesetzliche und vertragliche Rechte des Auftragnehmers bleiben unberührt, insbesondere Ansprüche gemäß §§ 642, 643 BGB.

3.3

Der Auftragnehmer haftet nicht für Verzögerungen oder Mängel, die auf unzureichende oder verspätete Mitwirkung des Auftraggebers zurückzuführen sind.

 

4. Projektorganisation und Entscheidungsstruktur

 

4.1

Der Auftraggeber benennt eine qualifizierte Projektleitung sowie erforderliche Teilprojektleitungen (im Falle von agilen Projekten Streamlead etc.) und stellt deren kontinuierliche Verfügbarkeit sicher.

4.2

Sämtliche benannten Personen sind mit umfassenden Entscheidungsbefugnissen auszustatten.

4.3

Der Auftraggeber stellt sicher, dass

• Entscheidungen unverzüglich getroffen werden,
• notwendige Abstimmungsgremien eingerichtet werden,
• Eskalationsmechanismen definiert sind,
• Drittanbieter eigenständig koordiniert werden.

4.4

Verzögerungen aufgrund fehlender oder verspäteter Entscheidungen gehen zu Lasten des Auftraggebers.

 

5. Bereitstellung von Daten, Informationen und fachlichen Inhalten

 

5.1

Der Auftraggeber stellt sämtliche für die Leistungserbringung erforderlichen Daten, Informationen und Unterlagen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung.

5.2

Der Auftraggeber gewährleistet die fachliche Richtigkeit sowie die ausreichende Qualität der bereitgestellten Daten, insbesondere in Vorsystemen.

5.3

Die Verantwortung für Datenbereinigung, Datenkonsistenz und Datenvollständigkeit liegt ausschließlich beim Auftraggeber.

5.4

Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, Datenqualitätsprüfungen oder -optimierungen durchzuführen, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

5.5

Der Auftraggeber stellt sicher, dass in Test- und Qualitätssicherungssystemen verwendete personenbezogene oder sonstige schützenswerte Daten datenschutzkonform verarbeitet werden. Der Auftragnehmer empfiehlt ausdrücklich die Anonymisierung oder Pseudonymisierung entsprechender Datenbestände.

 

6. Infrastruktur und Systemverantwortung

 

6.1.

Der Auftraggeber stellt die für das Projekt erforderliche Systemlandschaft, insbesondere SAP-Systeme (Entwicklung, Test, Produktion), einschließlich aller notwendigen technischen Komponenten und Dienste bereit.

6.2

Der Auftraggeber gewährleistet

• die durchgehende Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit der Systeme,
• ein funktionsfähiges Transport- und Korrekturwesen,
• die rechtzeitige Einrichtung von Benutzerkonten und Berechtigungen,
• die Bereitstellung notwendiger Hard- und Software,
• eine sichere und leistungsfähige Remote-Zugriffsmöglichkeit.

6.3

Die Verantwortung für Installation, Betrieb, Wartung und Sicherheit der Systeme liegt ausschließlich beim Auftraggeber.

6.4

Der Auftraggeber stellt sicher, dass notwendige Leistungen, Informationen und Zugänge von Drittanbietern, insbesondere von Infrastruktur-, Hosting-, Netzwerk- oder Fremdsystemdienstleistern, rechtzeitig bereitgestellt werden.

 

7. Projektumgebung und Tools

 

7.1

Der Auftraggeber stellt alle für die Projektdurchführung erforderlichen Arbeitsplätze, Räumlichkeiten und technischen Einrichtungen zur Verfügung.

7.2

Der Auftraggeber stellt geeignete Projektmanagement- und Kollaborationstools einschließlich zentraler Dokumentationsplattform bereit und trägt deren Betriebskosten.

 

8.  Mitwirkung im Projektverlauf

 

8.1

Der Auftraggeber wirkt aktiv und kontinuierlich an der Projektdurchführung mit, insbesondere durch

• Teilnahme an Workshops und Abstimmungen,
• Erstellung und Priorisierung von Anforderungen,
• Durchführung und Dokumentation von Tests,
• Mitwirkung bei der Cutover- und Go-Live-Vorbereitung,
• Durchführung von Schulungen im eigenen Unternehmen.

8.2.

Der Auftraggeber stellt sicher, dass erforderliche Fach- und Entscheidungsträger in ausreichendem Umfang verfügbar sind.

 

9. Freigaben

 

9.1

Vom Auftragnehmer bereitgestellte Leistungen sind durch den Auftraggeber unverzüglich zu prüfen und abzunehmen.

9.2

Soweit nicht abweichend vereinbart, beträgt die Frist für Prüfungen und Freigaben maximal 7 Kalendertage.

9.3

Erfolgt innerhalb dieser Frist keine schriftliche und substantiierte Mängelanzeige, gelten die Leistungen als abgenommen.

9.4

Eine Abnahme gilt ebenfalls als erfolgt,

• bei produktiver Nutzung der Leistung oder
• wenn die Abnahme schuldhaft verzögert wird.

9.5

Der Auftraggeber ist verpflichtet, Mängel konkret und nachvollziehbar zu beschreiben.

 

10. Gesamthaftung

 

Die Leistungserbringung steht insbesondere unter dem Vorbehalt,

• eines abgestimmten und freigegebenen fachlichen Zielbildes oder Pflichtenhefts,
• der vollständigen Bereitstellung der Mitwirkungsleistungen,
• der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen und Systeme.

 

11. Leistungsabgrenzung

 

11.1

Der Leistungsumfang des Auftragnehmers ergibt sich ausschließlich aus dem jeweiligen Angebot.

11.2

Nicht Bestandteil der Leistungen sind insbesondere, sofern nicht ausdrücklich vereinbart:

• Datenbereinigung oder Verbesserung der Datenqualität,
• Durchführung von Endanwenderschulungen,
• vollständige Verantwortung für Tests oder Dokumentation,
• Entwicklung und Betrieb von Schnittstellen außerhalb der definierten SAP-seitigen Leistungen,
• Einführung zusätzlicher Systeme oder Technologien,
• Applikationsbetrieb oder Wartung nach Projektabschluss,
• Erstellung von Berechtigungskonzepten,
• umfassendes Risikomanagement oder Projektsteuerung des Auftraggebers.

11.3

Die Verantwortung für Projektorganisation, Gesamtkoordination und Projekterfolg verbleibt beim Auftraggeber.

 

12. Änderungen (Change Requests)

 

12.1

Änderungen oder Erweiterungen des Leistungsumfangs bedürfen eines gesonderten Change-Request-Verfahrens.

12.2

Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Auswirkungen auf Termine, Kosten und Ressourcen zu bewerten und anzupassen.

12.3

Ohne gesonderte Vereinbarung besteht keine Verpflichtung zur Umsetzung zusätzlicher Leistungen.

12.4

Widerspricht der Auftraggeber einem Change-Angebot nicht innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist schriftlich, gilt dieses als angenommen.

 

13. Haftung im Zusammenhang mit Mitwirkungspflichten

 

13.1

Der Auftragnehmer haftet nicht für Einschränkungen, Verzögerungen oder Mängel, die auf

• unzureichende Mitwirkung,
• fehlerhafte Daten,
• nicht verfügbare Systeme oder
• fehlende Entscheidungen des Auftraggebers

zurückzuführen sind.

13.2

Der Auftragnehmer ist nicht für die Einhaltung von Projektzielen verantwortlich, soweit deren Nichterreichung durch den Auftraggeber verursacht wurde.

 

14. Schlussbestimmungen

 

14.1

Diese Regelungen sind wesentlicher Bestandteil sämtlicher Angebote und Verträge im SAP-Projektkontext.

14.2

Der Auftraggeber bestätigt mit Beauftragung, die Mitwirkungspflichten zu kennen und zu erfüllen.